Hướng dẫn thủ tục đăng ký nhãn hiệu quốc tế (Trademark)

Đăng ký nhãn hiệu quốc tế giúp doanh nghiệp xác lập quyền đối với tên, logo hoặc dấu hiệu nhận diện tại thị trường nước ngoài. Bạn có thể nộp đơn trực tiếp tại từng nước hoặc dùng Hệ thống Madrid để yêu cầu bảo hộ tại nhiều thị trường qua một đơn quốc tế.

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, cần xác định nơi muốn bảo hộ, người đứng tên và hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu. Không có một đăng ký duy nhất tự động bảo hộ nhãn hiệu trên toàn thế giới.

Trademark là gì?

Trademark là nhãn hiệu, dùng để phân biệt hàng hóa hoặc dịch vụ của một đơn vị với đơn vị khác. Nhãn hiệu thường là tên, từ ngữ, logo hoặc sự kết hợp của các yếu tố này. Thương hiệu có nghĩa rộng hơn, bao gồm cả uy tín và trải nghiệm khách hàng.

Bài trademark là gì và những điều người bán online cần biết giải thích thêm về nhãn hiệu, thương hiệu và quyền tác giả.

Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu quốc tế là gì?

Đây là việc đăng ký để được bảo hộ nhãn hiệu tại các quốc gia hoặc khu vực ngoài thị trường trong nước. Quyền nhãn hiệu có phạm vi lãnh thổ: đăng ký tại Việt Nam không tự tạo quyền bảo hộ tại Mỹ, Singapore hay châu Âu.

Với Hệ thống Madrid, bạn chọn các thành viên muốn yêu cầu bảo hộ trong đơn quốc tế, gọi là chỉ định. Tổ chức Sở hữu trí tuệ Thế giới (WIPO) quản lý đăng ký quốc tế; cơ quan sở hữu trí tuệ tại từng thị trường thẩm định theo pháp luật của mình. Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế do WIPO cấp xác nhận hồ sơ đáp ứng yêu cầu hình thức, chưa có nghĩa mọi nơi được chỉ định đều chấp nhận bảo hộ.

Tại sao cần đăng ký nhãn hiệu ở nước ngoài?

Nếu có kế hoạch xuất khẩu, mở đại lý hoặc bán trên sàn xuyên biên giới, doanh nghiệp nên kiểm tra nhãn hiệu tại thị trường mục tiêu trước khi đầu tư vào bao bì và quảng cáo. Đăng ký phù hợp giúp:

• Xác lập quyền để có căn cứ xử lý việc sử dụng nhãn hiệu trái phép trong phạm vi được bảo hộ.
• Giảm rủi ro phải đổi tên hoặc logo sau khi mở bán vì xung đột với quyền của bên khác.
• Tạo cơ sở cho việc cấp phép sử dụng hoặc chuyển nhượng nhãn hiệu khi mở rộng kinh doanh.

Được cấp đăng ký không tự ngăn mọi hành vi sao chép hoặc bảo đảm không có tranh chấp. Chủ sở hữu vẫn cần theo dõi việc sử dụng nhãn hiệu và thực hiện thủ tục xử lý khi phát hiện xâm phạm.

Điều kiện đăng ký nhãn hiệu quốc tế

Điều kiện cụ thể tùy thị trường. Nhìn chung, nhãn hiệu cần có khả năng phân biệt, không chỉ mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, không gây hiểu sai về nguồn gốc và không thuộc nhóm dấu hiệu bị cấm. Cần kiểm tra cả nhãn hiệu trùng lẫn tương tự có thể gây nhầm lẫn với quyền có trước.

Tra cứu trước khi nộp giúp nhận diện rủi ro, nhưng không bảo đảm đơn được chấp nhận. Hãy kiểm tra cơ sở dữ liệu tại từng thị trường, bên cạnh Global Brand Database của WIPO, và rà đúng hàng hóa, dịch vụ liên quan.

Điều kiện riêng khi dùng Hệ thống Madrid

• Người nộp đơn phải có quốc tịch, nơi cư trú hoặc cơ sở kinh doanh tại một thành viên Madrid đủ điều kiện làm cơ quan xuất xứ.
• Đã nộp đơn hoặc có đăng ký nhãn hiệu tại cơ quan xuất xứ. Đây là đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở; theo Nghị định thư Madrid, không nhất thiết phải chờ được cấp văn bằng mới nộp đơn quốc tế.
• Người đứng tên và nhãn hiệu trong đơn quốc tế phải phù hợp với hồ sơ cơ sở. Danh mục hàng hóa, dịch vụ không được rộng hơn danh mục trong hồ sơ cơ sở.
• Các thị trường được chỉ định phải là thành viên Hệ thống Madrid. Với nơi nằm ngoài hệ thống, cần chọn cách nộp đơn khác.

Cách thức đăng ký nhãn hiệu quốc tế

Hai phương án dưới đây đều nhằm bảo hộ nhãn hiệu tại thị trường đã chọn. Bạn cũng có thể nộp trực tiếp tại cơ quan khu vực nếu muốn bảo hộ trong phạm vi hệ thống đó, chẳng hạn nhãn hiệu Liên minh châu Âu tại EUIPO.

Khi chỉ cần một hoặc hai thị trường, hãy so chi phí và yêu cầu của cả hai phương án. Madrid có thể thuận tiện khi đăng ký tại nhiều thành viên, nhưng không mặc nhiên rẻ hơn trong mọi trường hợp.

Đăng ký nhãn hiệu trực tiếp tại nước ngoài

Bạn nộp hồ sơ tại cơ quan nhãn hiệu của thị trường muốn bảo hộ. Một số nơi yêu cầu người nộp đơn nước ngoài dùng luật sư hoặc đại diện tại địa phương. Vì vậy, cần kiểm tra yêu cầu này trước khi gửi hồ sơ.

Hồ sơ thường cần chuẩn bị

• Thông tin người nộp đơn và mẫu nhãn hiệu.
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ và nhóm đăng ký tương ứng.
• Tờ khai, phí và thông tin về căn cứ nộp đơn theo yêu cầu địa phương.
• Văn bản ủy quyền nếu nộp qua đại diện; mô tả hoặc bản dịch khi được yêu cầu.
• Tài liệu về việc sử dụng, ý định sử dụng hoặc quyền ưu tiên nếu áp dụng.

Các bước thực hiện

Trước hết, tra cứu nhãn hiệu và chốt danh mục hàng hóa, dịch vụ. Sau đó nộp đơn, thanh toán phí và theo dõi thông báo thẩm định. Nếu có yêu cầu sửa hồ sơ, từ chối hoặc phản đối, cần trả lời đúng hạn. Trình tự công bố, phản đối và cấp đăng ký có thể khác nhau giữa các nước.

Nếu thị trường mục tiêu là Mỹ, bạn có thể trao đổi về dịch vụ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Mỹ của JNT. Trang dịch vụ cũng giới thiệu việc hỗ trợ đăng ký tại Singapore, Nhật Bản, châu Âu và các thị trường khác.

Đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo Hệ thống Madrid

Với đơn có nguồn gốc Việt Nam, bạn nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ, dựa trên đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở tại Việt Nam. Không gửi đơn quốc tế ban đầu thẳng cho WIPO.

Hồ sơ Madrid có nguồn gốc Việt Nam

Theo Điều 89 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, có hiệu lực từ 01/04/2026, hồ sơ gồm:

• Tờ khai yêu cầu theo Mẫu số 07, bằng tiếng Việt.
• Tờ khai MM2 của WIPO bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
• Mẫu nhãn hiệu đúng với mẫu trong đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở.
• Tờ khai MM18 bằng tiếng Anh nếu chỉ định Hoa Kỳ.
• Văn bản ủy quyền bằng tiếng Việt nếu nộp qua đại diện.
• Các tài liệu khác có liên quan, nếu có.

Khi nộp dạng giấy, quy định yêu cầu hai tờ khai MM2, hai mẫu nhãn hiệu và hai tờ khai MM18 nếu có chỉ định Hoa Kỳ. Đồng thời, cần hoàn tất phí trong nước và phí nộp cho WIPO. Kiểm tra biểu mẫu hiện hành trước khi nộp.

Quy trình từ nộp đơn đến thẩm định

• Chuẩn bị hồ sơ: đối chiếu người đứng tên, mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa, dịch vụ và các thị trường được chỉ định.
• Nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ: Cục kiểm tra, yêu cầu sửa thiếu sót nếu có, xác nhận và chuyển đơn tới WIPO.
• WIPO kiểm tra hình thức: nếu đáp ứng yêu cầu, WIPO ghi vào Sổ đăng ký quốc tế, công bố, cấp giấy chứng nhận đăng ký quốc tế và thông báo cho các cơ quan được chỉ định.
• Thẩm định tại từng thị trường: các cơ quan xem xét theo pháp luật của mình. Theo dõi kết quả và trả lời thông báo từ chối tạm thời nếu nhận được.

Một thị trường từ chối bảo hộ không tự làm mất bảo hộ ở những thị trường khác. Khi có từ chối tạm thời, hãy đọc lý do, hạn trả lời và yêu cầu về đại diện địa phương; việc phản hồi được xử lý tại thị trường đó.

Lưu ý về hồ sơ cơ sở trong năm năm đầu

Trong năm năm kể từ ngày đăng ký quốc tế, đăng ký Madrid phụ thuộc vào đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở. Nếu hồ sơ cơ sở bị từ chối, rút bỏ hoặc mất hiệu lực trong phạm vi áp dụng, đăng ký quốc tế có thể bị hủy tương ứng, kể cả khi một số thị trường đã chấp nhận bảo hộ. Cần tiếp tục theo dõi hồ sơ cơ sở trong giai đoạn này.

Chi phí đăng ký nhãn hiệu quốc tế

Chi phí phụ thuộc nơi muốn bảo hộ, số nhóm hàng hóa, dịch vụ và cách nộp đơn. Tách phí cơ quan khỏi phí đại diện, dịch thuật và chi phí xử lý thông báo hoặc phản đối nếu phát sinh.

Với Madrid, biểu phí WIPO đối chiếu ngày 04/10/2026 nêu phí cơ bản là 653 CHF cho nhãn hiệu đen trắng hoặc 903 CHF cho nhãn hiệu màu. Đây chưa phải tổng chi phí: còn phí theo các thành viên được chỉ định và số nhóm, cùng phí thực hiện thủ tục tại cơ quan xuất xứ. CHF là franc Thụy Sĩ.

Dùng công cụ tính phí Madrid của WIPO để dự tính theo cơ quan xuất xứ, thị trường và số nhóm cụ thể. Kiểm tra lại ngay trước khi nộp vì biểu phí có thể thay đổi.

Thời gian xử lý và thời hạn bảo hộ

Với đơn nộp trực tiếp, thời gian xử lý theo từng cơ quan và tình trạng hồ sơ. Với Madrid, thời hạn thông báo từ chối thường là 12 tháng, hoặc 18 tháng trong một số trường hợp, tính từ ngày WIPO thông báo chỉ định cho cơ quan liên quan. Một số thành viên còn có cơ chế thông báo từ chối do phản đối sau 18 tháng khi đáp ứng điều kiện.

Các mốc này không phải tổng thời gian tính từ ngày bạn bắt đầu nộp hồ sơ. Việc sửa thiếu sót, trả lời từ chối, phản đối hoặc khiếu nại có thể kéo dài quá trình. Theo dõi tình trạng từng chỉ định thay vì chỉ chờ hết 12 hoặc 18 tháng.

Đăng ký quốc tế Madrid có hiệu lực 10 năm kể từ ngày đăng ký quốc tế và có thể gia hạn theo từng kỳ 10 năm. Với đăng ký trực tiếp, thời điểm tính hiệu lực và thủ tục gia hạn theo quy định của nơi đăng ký. Ngoài gia hạn, cần đáp ứng yêu cầu sử dụng nhãn hiệu và nộp tài liệu duy trì tại từng thị trường nếu có.

Chuẩn bị gì trước khi đăng ký?

Hãy chuẩn bị mẫu nhãn hiệu, danh sách thị trường, hàng hóa hoặc dịch vụ và thông tin người dự kiến đứng tên. Nếu chọn Madrid, bổ sung thông tin đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở. Những dữ liệu này giúp lựa chọn cách nộp đơn và dự trù chi phí sát với nhu cầu thực tế.