Dịch vụ nào được lập hóa đơn theo kỳ đối soát? Mốc 07 ngày theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Không phải mọi giao dịch dịch vụ đều có thể chốt ngay số lượng và giá trị để lập hóa đơn. Với những hoạt động phát sinh thường xuyên, khối lượng lớn và cần đối chiếu dữ liệu giữa nhiều bên, thời điểm lập hóa đơn có thể gắn với thời điểm hoàn thành đối soát.

Điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép một số nhóm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất là ngày 07 của tháng tiếp theo hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Bài viết này giúp doanh nghiệp nhận diện nhóm dịch vụ có thể áp dụng, hiểu đúng hai mốc thời hạn và tránh nhầm với các trường hợp có mốc 02 tháng hoặc ngày 10 của tháng sau.

Những ý chính cần nhớ

• Điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát số liệu, thay vì lập ngay từng giao dịch.
• Áp dụng cho nhóm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần đối soát giữa bên bán với khách hàng, đối tác.
• Có hai mốc chậm nhất: ngày 07 của tháng sau (nếu chốt theo tháng dương lịch), hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (nếu chốt theo kỳ do hai bên thỏa thuận).
• Thời điểm lập hóa đơn gắn với mốc đối soát, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
• Mốc 07 ngày của điểm a khác mốc 02 tháng (cước kết nối, điểm b) và mốc ngày 10 tháng sau (vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý, điểm i).

Dịch vụ nào được lập hóa đơn theo kỳ đối soát?

Nhóm được đề cập tại điểm a khoản 4 Điều 9 là các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát dữ liệu giữa bên bán, khách hàng hoặc đối tác.

Đặc điểm chung của nhóm này là khối lượng giao dịch lớn và giá trị chỉ chốt được sau khi hai bên khớp số liệu. Vì vậy, quy định cho phép lập hóa đơn khi đối soát xong, thay vì phải lập ngay tại từng giao dịch.

Các nhóm dịch vụ thường được nhắc đến gồm:

• Hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không và cung ứng nhiên liệu hàng không.
• Cung cấp điện, trừ hoạt động bán điện của công ty phát điện trên thị trường điện (thuộc điểm g khoản 4 Điều 9).
• Hỗ trợ vận tải đường sắt và cung cấp nước sạch.
• Truyền hình, quảng cáo truyền hình và quảng cáo trên báo điện tử.
• Thương mại điện tử, công nghệ số, nền tảng số và dịch vụ công nghệ thông tin.
• Dịch vụ trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông hoặc công nghệ thông tin, trừ phần đối soát cước kết nối (thuộc điểm b, xem mục so sánh bên dưới).
• Bưu chính, chuyển phát, dịch vụ đại lý, thu hộ và chi hộ.
• Viễn thông, bao gồm viễn thông giá trị gia tăng, bán theo kỳ nhất định, trừ phần đối soát cước kết nối (thuộc điểm b).
• Logistics và hoa tiêu hàng hải.
• Dịch vụ ngân hàng, trừ hoạt động cho vay; chuyển tiền quốc tế; chứng khoán; tài sản mã hóa; hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch carbon và xổ số điện toán.
• Thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí.
• Bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp, sở giao dịch hàng hóa và thông tin tín dụng.
• Vận tải hành khách bằng taxi, xe hợp đồng hoặc xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải, khi cung cấp cho doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Danh mục trên không có nghĩa mọi giao dịch trong các lĩnh vực này đều được lập hóa đơn theo mốc đối soát. Giao dịch phải phát sinh thường xuyên, số lượng lớn và thực sự cần đối soát số liệu giữa các bên. Riêng dịch vụ taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh qua phần mềm chỉ áp dụng khi khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức. Dịch vụ bán lẻ từng lần trực tiếp cho người tiêu dùng thì lập hóa đơn theo nguyên tắc chung tại khoản 1, khoản 2 Điều 9.

Cách tính mốc 07 ngày và kỳ quy ước

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát. Mốc ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày từ cuối kỳ quy ước là giới hạn chậm nhất, không phải khoảng thời gian được chờ thêm sau khi đối soát xong.

Điểm a đặt ra hai cách xác định hạn lập hóa đơn:

• Theo tháng dương lịch: hóa đơn lập chậm nhất vào ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh cung cấp dịch vụ.
• Theo kỳ quy ước: hóa đơn lập chậm nhất trong vòng 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Kỳ quy ước là khoảng thời gian do bên bán và khách hàng thỏa thuận để tính sản lượng, doanh thu hoặc khối lượng dịch vụ làm căn cứ đối soát. Kỳ này có thể không trùng với tháng dương lịch, chẳng hạn từ ngày 26 của tháng trước đến ngày 25 của tháng sau.

Ví dụ: Doanh nghiệp logistics thỏa thuận kỳ quy ước kết thúc vào ngày 25 hằng tháng. Kỳ tháng 10/2026 kết thúc ngày 25/10/2026, nên giới hạn 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ là ngày 01/11/2026. Nếu hai bên hoàn thành đối soát ngày 29/10/2026, thời điểm lập hóa đơn là ngày 29/10/2026, không chờ đến ngày 01/11/2026, kể cả khi khách hàng chưa thanh toán. Nếu doanh nghiệp chốt theo tháng dương lịch, giới hạn lập hóa đơn của dịch vụ phát sinh trong tháng 10/2026 là ngày 07/11/2026; nếu hoàn thành đối soát trước đó thì lập tại thời điểm hoàn thành đối soát.

Bên bán nên thống nhất với khách hàng việc áp dụng mốc theo tháng dương lịch hoặc theo kỳ quy ước, áp dụng nhất quán và ghi rõ trong hợp đồng. Hợp đồng nên nêu cụ thể kỳ quy ước, dữ liệu dùng để đối soát, thời điểm chốt số liệu và trách nhiệm cung cấp bảng kê của từng bên. Đây là căn cứ chứng minh thời điểm lập hóa đơn đúng quy định khi cơ quan thuế rà soát.

Phân biệt mốc 07 ngày, 02 tháng và ngày 10 tháng sau

Các doanh nghiệp viễn thông, công nghệ thông tin, vận tải hàng không và bảo hiểm thường có nhiều dòng doanh thu với cách đối soát khác nhau. Không nên áp dụng một mốc thời hạn cho toàn bộ dịch vụ chỉ vì cùng có hoạt động đối soát.

• Điểm a: mốc chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước đối với nhóm dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần đối soát.
• Điểm b: đối với cước kết nối viễn thông hoặc công nghệ thông tin cần đối soát giữa các cơ sở kinh doanh, thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. Mốc này dài hơn nhiều so với mốc 07 ngày của điểm a.
• Điểm i: đối với vận tải hàng không và bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn gắn với hoàn thành đối soát nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Ví dụ, một doanh nghiệp viễn thông có thể vừa cung cấp truyền hình trả sau cho khách hàng doanh nghiệp, vừa phát sinh cước kết nối với nhà mạng khác. Phần dịch vụ truyền hình có thể thuộc mốc điểm a, trong khi phần cước kết nối phải xem xét mốc điểm b. Kế toán nên tách riêng từng dòng doanh thu và hồ sơ đối soát.

Lưu ý để lập hóa đơn đúng hạn

• Không chờ thu tiền. Thời điểm lập hóa đơn gắn với mốc hoàn thành đối soát. Dù khách chưa thanh toán, bên bán vẫn phải lập hóa đơn đúng hạn.
• Lập hóa đơn kèm bảng kê. Với các dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, truyền hình, ngân hàng, bảo hiểm, hóa đơn được lập kèm bảng kê chi tiết theo điểm a.3 khoản 5 Phụ lục kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Bảng kê lưu cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
• Kê khai theo thời điểm lập hóa đơn. Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, theo khoản 7 Phụ lục kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Lập hóa đơn trễ hạn có thể làm lệch kỳ kê khai.
• Ghi rõ kỳ quy ước và tách dòng doanh thu. Hợp đồng ghi rõ kỳ quy ước, cách đối soát. Kế toán tách riêng doanh thu thuộc điểm a, điểm b, điểm i để áp đúng mốc, và đặt lịch nhắc hạn trước ngày 07, ngày 10 hoặc mốc 02 tháng.

Ví dụ: Một công ty cung cấp nước sạch cho khu công nghiệp chốt sản lượng tháng 10/2026 và hoàn thành đối soát ngày 03/11/2026. Thời điểm lập hóa đơn là ngày 03/11/2026, trong giới hạn chậm nhất ngày 07/11/2026. Hóa đơn lập kèm bảng kê sản lượng từng khách hàng, và doanh thu được kê khai vào kỳ tương ứng với thời điểm lập hóa đơn.

Kết luận

Mốc 07 ngày đối soát tại điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP áp dụng cho nhóm dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, như điện, nước, viễn thông bán theo kỳ, truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính, logistics, ngân hàng, bảo hiểm. Hóa đơn được lập khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước, không phụ thuộc việc đã thu tiền. Doanh nghiệp cần ghi rõ kỳ quy ước trong hợp đồng, tách mốc của điểm a khỏi mốc 02 tháng (điểm b) và ngày 10 tháng sau (điểm i), lập hóa đơn kèm bảng kê và kê khai đúng kỳ.

Một quy trình tốt không chỉ dừng ở việc lập hóa đơn đúng hạn. Doanh nghiệp còn cần lưu hồ sơ đối soát, bảng kê, thỏa thuận kỳ quy ước và căn cứ phân loại dịch vụ để sẵn sàng giải trình khi cần.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ kế toán - thuế của JNT dành cho doanh nghiệp cần rà soát sổ sách và xử lý các vấn đề kế toán phát sinh.