Hướng dẫn giải quyết tranh chấp kinh doanh thương mại

Tranh chấp kinh doanh thương mại có thể bắt đầu từ một khoản thanh toán chậm, hàng giao sai thỏa thuận hoặc cách hiểu khác nhau về hợp đồng. Việc đầu tiên không phải là chọn ngay tòa án hay trọng tài. Doanh nghiệp cần xác định điều gì đã xảy ra, hiện có chứng cứ gì và hợp đồng quy định cách giải quyết ra sao.

Bài viết này hướng dẫn cách chuẩn bị hồ sơ, phân biệt thương lượng, hòa giải, trọng tài và tòa án, rồi chọn bước tiếp theo phù hợp với vụ việc tại Việt Nam.

Tranh chấp kinh doanh thương mại là gì?

Đó là bất đồng về quyền và nghĩa vụ phát sinh trong hoạt động kinh doanh, thương mại. Tranh chấp có thể liên quan đến việc giao hàng, chất lượng dịch vụ, thanh toán, quyền sử dụng tài sản hoặc thực hiện các điều khoản khác của hợp đồng.

Không phải mọi bất đồng đều cần đưa ra cơ quan tài phán. Khi các bên còn hợp tác được, việc làm rõ chứng từ và trao đổi bằng văn bản có thể giúp thu hẹp vấn đề cần giải quyết.

Vì sao tranh chấp phát sinh?

Vi phạm hoặc hiểu khác nhau về hợp đồng

Một bên giao hàng chậm, không thanh toán hoặc cung cấp dịch vụ khác với cam kết. Cũng có trường hợp hợp đồng không nói rõ tiêu chuẩn nghiệm thu, thời điểm chuyển rủi ro hay cách tính khoản phải trả, khiến mỗi bên hiểu một cách.

Thông tin không đầy đủ hoặc hoàn cảnh thay đổi

Chất lượng hàng hóa, tiến độ công việc hoặc năng lực thanh toán có thể không được thông báo kịp thời. Thay đổi chính sách, đứt gãy nguồn cung hay thiên tai cũng có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, hoàn cảnh khó khăn không tự động miễn trách nhiệm; cần xem điều khoản đã ký, chứng cứ và quy định áp dụng.

Cần làm gì ngay khi phát sinh tranh chấp?

• Đọc lại hợp đồng, phụ lục và điều khoản về thông báo vi phạm, thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án.
• Tập hợp email, tin nhắn công việc, hóa đơn, biên bản giao nhận, nghiệm thu, sao kê và các lần yêu cầu khắc phục. Giữ bản gốc và ghi rõ mốc thời gian.
• Xác định yêu cầu cụ thể: bên kia cần thanh toán, tiếp tục giao hàng, sửa lỗi, hoàn tiền hay bồi thường khoản nào. Tách số tiền có chứng cứ khỏi phần còn đang ước tính.
• Kiểm tra thời hạn khiếu nại, thời hiệu khởi kiện và điều kiện phải thực hiện trước khi nộp đơn. Đừng để quá trình trao đổi kéo dài làm lỡ hạn.

Với tranh chấp thuộc phạm vi Luật Thương mại, Điều 319 quy định thời hiệu khởi kiện thông thường là hai năm kể từ khi quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, đồng thời có ngoại lệ. Từng vụ việc vẫn cần kiểm tra loại tranh chấp và luật áp dụng trước khi tính hạn.

Bốn phương thức giải quyết tranh chấp thương mại

Điều 317 Luật Thương mại nêu thương lượng, hòa giải, trọng tài và tòa án. Không có một cách nào phù hợp với mọi tranh chấp. Điều khoản hợp đồng, thiện chí của đối tác, nhu cầu giữ bí mật, chi phí và khả năng thi hành kết quả đều ảnh hưởng đến lựa chọn.

1. Thương lượng

Các bên trực tiếp trao đổi để tìm thỏa thuận. Cách này linh hoạt, thường giúp giữ quan hệ kinh doanh và có thể bắt đầu sớm. Nên gửi đề xuất bằng văn bản, nêu vấn đề, chứng cứ, phương án xử lý và thời hạn phản hồi.

Nếu đạt được thống nhất, hãy ghi rõ số tiền, công việc, hạn thực hiện và cách xử lý khi một bên không làm đúng. Thương lượng không bảo đảm thành công hoặc tự tạo ra một phán quyết có thể cưỡng chế thi hành.

2. Hòa giải

Hòa giải có người trung gian giúp các bên trao đổi và tìm phương án chấp nhận được. Hòa giải viên không quyết định ai thắng, ai thua. Phương thức này hữu ích khi các bên muốn tiếp tục hợp tác nhưng tự thương lượng đã bế tắc.

Với hòa giải thương mại theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP, các bên có thể thỏa thuận về quy trình và người hòa giải. Kết quả hòa giải thành cần được lập thành văn bản. Việc tòa án công nhận kết quả chỉ diễn ra khi có yêu cầu và đáp ứng điều kiện luật định, không tự động xảy ra sau buổi hòa giải.

3. Trọng tài thương mại

Trọng tài chỉ giải quyết khi có thỏa thuận trọng tài hợp lệ, được lập trước hoặc sau khi tranh chấp phát sinh. Vì vậy, cần kiểm tra điều khoản trọng tài trước khi nộp đơn. Nếu đã có thỏa thuận trọng tài hợp lệ và có thể thực hiện, tòa án phải từ chối thụ lý tranh chấp thuộc phạm vi thỏa thuận đó.

Các bên có thể chọn trọng tài viên theo quy định và thỏa thuận. Phiên họp giải quyết tranh chấp không công khai, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Điều đó không có nghĩa mọi thông tin trong vụ việc đều được giữ kín tuyệt đối. Phán quyết trọng tài là chung thẩm; pháp luật vẫn cho phép yêu cầu tòa án hủy phán quyết theo những căn cứ giới hạn. Chi phí phụ thuộc quy tắc của tổ chức trọng tài và tính chất vụ việc.

4. Tòa án

Tòa án giải quyết theo thủ tục tố tụng khi vụ việc thuộc thẩm quyền và không bị ràng buộc bởi thỏa thuận trọng tài có hiệu lực. Đây có thể là lựa chọn phù hợp khi đối tác không hợp tác hoặc cần biện pháp tố tụng theo luật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn khởi kiện, tài liệu chứng minh yêu cầu và kiểm tra đúng tòa án có thẩm quyền.

Thủ tục có thể gồm sơ thẩm và phúc thẩm. Thời gian, án phí và khả năng công khai phụ thuộc vụ việc và quy định tố tụng; không nên mặc định tòa án luôn chậm hơn hoặc tốn kém hơn trọng tài. Từ ngày 01/07/2025, thẩm quyền sơ thẩm theo Bộ luật Tố tụng dân sự đã được điều chỉnh theo mô hình tòa án nhân dân khu vực; cần đối chiếu quy định hiện hành khi xác định nơi nộp đơn.

Kỹ năng giải quyết tranh chấp thương mại cần có

• Tách sự kiện khỏi nhận định: việc gì đã xảy ra, tài liệu nào chứng minh, điểm nào hai bên còn bất đồng.
• Lắng nghe lợi ích thực tế của đối tác. Một lịch thanh toán khả thi đôi khi tốt hơn yêu cầu cao nhưng khó thi hành.
• Ghi lại đề xuất, người chịu trách nhiệm và hạn phản hồi sau mỗi cuộc họp. Tránh chỉ dựa vào trao đổi miệng.
• Biết khi nào cần luật sư hoặc người có chuyên môn phù hợp, nhất là khi giá trị tranh chấp lớn, điều khoản trọng tài phức tạp hoặc sắp hết thời hiệu.

Cách giảm rủi ro tranh chấp về sau

Trước khi ký, hãy kiểm tra đối tác và viết rõ tiêu chuẩn giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, thông báo vi phạm và cách giải quyết tranh chấp. Trong quá trình thực hiện, lưu các thay đổi bằng phụ lục hoặc xác nhận có thể tra lại. Người phụ trách hợp đồng cần biết mốc phải phản hồi và nơi lưu chứng từ.

Nếu muốn đọc thêm về cách tổ chức hồ sơ và làm việc với đối tác khi bất đồng mới xuất hiện, xem bài Kinh nghiệm xử lý tranh chấp kinh doanh thương mại.

Tóm lại, giải quyết tranh chấp bắt đầu từ hồ sơ và mục tiêu rõ ràng. Sau đó mới chọn thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án theo hợp đồng và quy định áp dụng. Nếu vụ việc đã có thời hạn gần kề, nên xin ý kiến pháp lý sớm để tránh mất quyền yêu cầu.